INFORMATIVA: FILE DI DATI PER IL RECLUTAMENTO

INFORMATIVA/ Registro delle attività di trattamento

EU Regolamento generale sulla protezione dei dati
(General Data Protection Regulation, GDPR)
(2016/679), Articoli 13, 14 e 30

Data di stesura: 27 Aprile 2018

Ci riserviamo il diritto di aggiornare o modificare la presente Informativa/ registro delle attività di trattamento in qualunque momento, dandovene comunicazione laddove ciò sia un requisito di legge. Il diritto alla portabilità dei dati e/o eventuali limitazioni al trattamento saranno applicabili a decorrere dal 25 maggio 2018.

1. Titolare del trattamento /
Società
Orion Corporation (numero di identificazione dell'impresa: 1999212-6)
Orionintie 1
02200 Espoo
Finlandia
Tel. +358-10 4261
     
2.
Soggetto incaricato /
referente

Rosa Galioto
Orion Pharma srl
Via San Gregorio 34
20124 Milano
Indirizzo e-mail: rosa.galioto@orionpharma.com
Tel. 02 67876123

Dati di contatto del Responsabile della protezione dei dati:
Heidi Arala
e-mail: privacy@orion.fi

3. Nome del file di dati

Registro cliente

4. Finalità del trattamento
dei dati personali /
destinatari (o categorie di
destinatari) dei dati
personali / fondamento
giuridico del trattamento dei
dati personali

La finalità del trattamento dei dati personali di questo file di dati è quella di consentire al titolare del trattamento di sviluppare, mantenere, gestire e monitorare le relazioni con i clienti, nonché creare e sviluppare la propria attività (prenotazione, realizzazione e registrazione di eventi per l’informazione medico scientifica; diffusione di informazioni riguardanti prodotti farmaceutici; registrazione della distribuzione di campioni e di materiale relativo al piano di gestione del rischio (RMP)). Il titolare del trattamento, tra le altre cose, può fare promozione sui farmaci soggetti a prescrizione solo se rivolta a soggetti autorizzati a prescrivere e fornire i farmaci e a dare informazioni sulle reazioni avverse alle autorità competenti. Gli obblighi possono variare da paese a paese, a seconda della legislazione nazionale. Per ottenere maggiori informazioni su tali obblighi si invita a mettersi in contatto con il rappresentante del titolare del trattamento indicato al paragrafo 2. di questo documento.

Ci riserviamo il diritto di condividere i vostri dati con terze parti, per esempio soggetti che ci forniscono supporto nell'esecuzione di operazioni tecniche, inclusi archiviazione e hosting. In caso di cambio di proprietà o controllo di Orion Corporation o di tutti o parte dei nostri prodotti, servizi o beni, potremo trasferire i vostri dati personali al nuovo proprietario, successore o avente causa. Il titolare del trattamento non divulgherà a terzi i dati raccolti a fini commerciali. Il titolare del trattamento potrà trasferire i dati a fornitori di servizi da lui selezionati per l'adempimento degli scopi del registro. Il titolare del trattamento utilizza una piattaforma di gestione delle relazioni con la clientela basata su browser Internet, la cui manutenzione tecnica è affidata al fornitore di servizi Interactive Medica, a cui saranno divulgati dati personali per il suddetto scopo.

Il fondamento giuridico del trattamento dei dati personali è rappresentato dalla conformità agli obblighi di legge del titolare del trattamento basati sulla normativa vincolante (Regolamento generale UE sulla protezione dei dati (GDPR) articolo 6.1.c), o dai legittimi interessi del titolare del trattamento/dalla gestione/ dello sviluppo della relazione con il cliente (GDPR, articolo 6.1.f).

I dati personali vengono elaborati esclusivamente sulla base dei suoi legittimi interessi, qualora sia stato stabilito, in funzione dei risultati del test comparativo, che i diritti e gli interessi degli interessati non prevalgono sul legittimo interesse del titolare del trattamento

5. Contenuto del file di dati

Il file di dati contiene i seguenti gruppi di dati su medici che esercitano la professione e studenti di medicina autorizzati a prescrivere farmaci:
Informazioni raccolte e conservate dal titolare del trattamento:

  • Titolo
  • Ruolo
  • Nome
  • Dati di contatto (indirizzo email, indirizzo di lavoro, numero di telefono)
  • Sede di lavoro e dati di contatto
  • Professione
  • Campi di specializzazione
6. Fonte delle informazioni

I dati sono inseriti dai dipendenti di Orion Pharma Italia come personale di vendita, Sales Managers, medical Manager, Market Access Manager, REPS

7. Periodo di conservazione
dei dati personali

Il file di dati viene periodicamente aggiornato, in modo da includere solo i dati rilevanti per le finalità del trattamento. Dietro legittima richiesta dell'interessato, il trattamento è limitato a quanto specificato nella richiesta. I dati vengono cancellati
nel rispetto dell'obbligo di archiviazione (distribuzione di campioni di farmaci e di materiale relativo al piano di gestione del rischio (RMP)).

8. Principi su cui si basa la
sicurezza del file di dati

Il file di dati viene collocato su un server di hosting privato. L'applicazione viene usata attraverso un collegamento sicuro https e solo previa autenticazione con nome utente e password univoci. Le informazioni sono accessibili solo ai dipendenti della società che hanno necessità di conoscerle nell'ambito del loro ruolo. Solo un utente autorizzato può creare nuovi utenti e gestirne i dati. La manutenzione tecnica del file di dati è a cura di Interactive Medica.

9. Diritto di accesso e
esercizio del diritto di accesso

Dopo aver impostato i necessari criteri di ricerca, l'interessato potrà accedere ai dati che lo riguardano contenuti nel file di dati personali, o alla notifica in cui viene specificato che il file non contiene tali dati. Allo stesso tempo, il titolare del trattamento fornirà all'interessato le informazioni relative alle fonti dei dati contenuti nel file, ai relativi utilizzi e alle destinazioni dei dati divulgati.

Se desidera accedere ai dati che lo riguardano, come specificato in precedenza, l'interessato deve sottoporre una richiesta al soggetto incaricato presso il titolare del trattamento, presentando un documento sottoscritto di persona o altro documento diversamente verificato.

10. Diritto di opporsi al
trattamento

Se il fondamento giuridico per il trattamento dei dati personali è rappresentato dai legittimi interessi del titolare del trattamento, l'interessato ha il diritto di opporsi al trattamento adducendo motivazioni che riguardino la sua particolare situazione. Se desidera esercitare il suddetto diritto, l'interessato deve sottoporre una richiesta scritta al soggetto incaricato presso il titolare del trattamento presentando un documento sottoscritto di persona o altro documento diversamente verificato, per l'invio al rappresentante locale del titolare del trattamento indicato al paragrafo 2. precedente.

11.
Correzione, limitazione al
trattamento e cancellazione

Il titolare del trattamento è tenuto a correggere, cancellare o completare i dati personali, di sua iniziativa o su richiesta dell'individuo registrato, senza ingiustificato ritardo, qualora risultino essere errati, superflui, incompleti o obsoleti ai fini del trattamento. Il titolare del trattamento impedirà inoltre la distribuzione di tali dati, laddove ciò possa compromettere la tutela della privacy dell'individuo o dei suoi diritti. L'interessato ha il diritto di chiedere al titolare del trattamento che venga posta una limitazione al trattamento, qualora egli abbia contestato la correttezza dei dati personali elaborati, abbia rivendicato l'illegittimità del trattamento e si sia opposto alla cancellazione, richiedendo invece la limitazione del loro utilizzo; qualora tali dati non servano più al titolare del trattamento per l'elaborazione, mentre occorrono all'interessato per la definizione, l'esercizio o la difesa di diritti di legge; o qualora l'interessato si sia opposto al trattamento ai sensi del GDPR dell'UE, in attesa che venga verificato se le motivazioni legittime del titolare del trattamento abbiano la priorità su quelle dell'interessato. Se sono state poste limitazioni al trattamento sulla base delle ragioni sopra esposte, l'interessato che ha esercitato tale diritto verrà informato dal titolare del trattamento prima che la limitazione al trattamento venga sospesa.

Se il titolare del trattamento respinge la richiesta di correzione di un errore avanzata dal soggetto dei dati, sarà rilasciato un certificato scritto che attesti quanto precede, in cui verranno esposte anche le ragioni del rifiuto. In tal caso, l'individuo potrà sottoporre la questione all'attenzione del garante della protezione dei dati.

Il titolare del trattamento notificherà la rettifica ai destinatari a cui i dati sono stai trasferiti e la sorgente dei dati personali errati. Il titolare del trattamento farà quanto è ragionevolmente possibile per comunicare l'avvenuta cancellazione ai titolari del trattamento a cui sono stati divulgati i dati e che si stanno occupando del trattamento. Tuttavia, non sussiste l'obbligo di notifica laddove ciò sia impossibile o irragionevolmente complicato. Le richieste relative all'esercizio dei diritti dell'interessato, come specificato in precedenza, dovranno essere presentate al rappresentante locale del titolare del trattamento indicato nel paragrafo 2 del presente.